Politique de confidentialité V1

1. QUI SOMMES-NOUS ?

La présente Politique de confidentialité (la « Politique de confidentialité ») décrit la manière dont Factory 4 S.A. traite les données à caractère personnel des visiteurs, prospects et clients qui utilisent nos services et qui visitent notre site Internet : https://www.factory4.lu (le « Site Internet »), conformément aux lois applicables et aux recommandations des autorités compétentes en matière de protection des données.

Nom : Factory 4 S.A.
Adresse : 4-6, rue François Hogenberg, L-1735 Luxembourg
Numéro au Registre de Commerce et des Sociétés (RCS) : B177177
Téléphone : +352 27 12 37
E-mail : info@factory4.lu

2. CATÉGORIES DE DONNÉES ET SOURCES

Nous collectons et traitons actuellement les informations suivantes, en fonction de la manière dont vous interagissez avec nous. Nous collectons ces données directement auprès de vous ou automatiquement lorsque vous utilisez notre Site Internet ou notre application.

2.1. INSCRIPTION (ABONNEMENT) ET RÉSILIATION ANTICIPÉE

Lorsque vous vous inscrivez à nos services, au club ou en ligne via notre Site Internet, nous collectons et traitons des données à caractère personnel telles que : votre prénom, nom, date de naissance, nationalité, adresse postale, sexe, adresse e-mail, numéro de téléphone et informations relatives au paiement (coordonnées bancaires).

Lorsque vous demandez la résiliation anticipée de votre contrat pour des raisons de santé, nous traitons le certificat médical que vous fournissez uniquement afin d'évaluer et de justifier votre demande de résiliation. Ces certificats contiennent généralement des données relatives à la santé, que nous traitons uniquement lorsque cela est nécessaire pour traiter votre demande et, le cas échéant, pour constater, exercer ou défendre un droit en justice.

Nous ne demandons aucune information relative à votre santé lors de votre inscription.

2.2. FORMULAIRES DE CONTACT

Lorsque vous utilisez notre formulaire de contact, nous collectons et traitons des données à caractère personnel telles que : vos prénom et nom, numéro de téléphone, adresse e-mail, adresse postale, objet et contenu de votre message.

Nous utilisons ces données afin de vous identifier et de traiter votre demande. Votre message est transmis à notre adresse de contact et conservé dans notre base de données pendant une période de trois ans.

Cette durée de conservation peut être prolongée afin de respecter des obligations légales ou si vous êtes ou devenez un membre/client actif. À des fins probatoires, les données peuvent également être archivées pendant une période supplémentaire de cinq ans.

Pour demander l'accès à vos données à caractère personnel, leur rectification ou leur suppression, veuillez nous contacter à l'adresse indiquée sur notre Site Internet : info@factory4.lu.

2.3. COOKIES

Un cookie est un petit fichier stocké sur votre ordinateur contenant quelques lignes de texte. Ce fichier contient des informations relatives à votre visite qui nous permettent notamment de vous offrir une meilleure expérience de navigation.

L'utilisation des cookies sur notre Site Internet est expliquée plus en détail dans notre Politique relative aux cookies.

3. FINALITÉS DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Nous collectons et traitons vos données à caractère personnel uniquement pour des finalités spécifiques et, chaque fois que nous le faisons, nous nous fondons sur une base juridique déterminée.

Nos finalités sont présentées ci-dessous, regroupées selon la base juridique sur laquelle nous nous fondons.

Traitement nécessaire à l'exécution de notre contrat avec vous (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD)

Fourniture de nos services : Afin de vous donner accès à nos services et de rester en contact avec vous, nous traitons vos données d'identification, vos coordonnées et vos données de paiement. Nous utilisons ces données pour gérer votre abonnement, contrôler l'accès à nos clubs et percevoir les paiements, y compris les paiements récurrents.
Service clientèle : Lorsque vous contactez notre service clientèle, nous conservons une trace de votre demande. Cela peut inclure les informations relatives à votre abonnement, la date et l'heure du contact, les notes prises par notre personnel lors d'un appel, les e-mails que vous nous envoyez ainsi que les informations que vous communiquez au cours de l'appel ou dans votre message.
Plateformes numériques et applications mobiles : Afin de vous donner accès à nos services numériques, applications mobiles et plateformes en ligne, nous traitons les données relatives à votre compte, vos données d'identification et vos données de connexion. Ces outils peuvent vous permettre de gérer votre abonnement, d'accéder à des contenus personnalisés, de réserver des activités, de suivre vos interactions avec nos services et d'améliorer votre expérience globale en matière de fitness.
Cours collectifs et réservations : Nous traitons vos données afin de gérer les réservations, les listes d'attente, les registres de présence et la participation aux cours collectifs, notamment au Pilates, aux séances de personal training et aux autres activités proposées par le club.

Traitement fondé sur nos intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD)

Marketing : Si vous êtes membre, nous utilisons vos coordonnées pour vous envoyer des newsletters, offres, promotions et informations concernant nos propres services, par courrier, SMS ou e-mail. Si vous résiliez votre abonnement, nous pouvons continuer à vous envoyer ces communications de marketing direct pendant la durée de conservation décrite à la section 6. Vous pouvez vous opposer au marketing à tout moment et gratuitement, en utilisant le lien de désabonnement figurant dans chaque communication ou en nous contactant (voir section 9).
Amélioration de nos services : Nous travaillons continuellement à l'amélioration de nos services et utilisons vos données à caractère personnel à cette fin, par exemple afin de comprendre comment nos services sont utilisés et d'identifier les domaines dans lesquels ils peuvent être améliorés.
Gestion et amélioration de notre Site Internet : Nous traitons les données des visiteurs afin d'assurer le fonctionnement et la sécurité de notre Site Internet et d'en améliorer l'utilisation. Cela nous permet notamment d'établir des statistiques concernant notre activité, de mesurer les performances du Site Internet et d'adapter notre contenu et nos communications à notre public. À cette fin, nous travaillons également avec des tiers tels que des fournisseurs d'hébergement et de réseau, des développeurs de sites Internet et d'applications ainsi que des spécialistes et consultants en marketing en ligne.
Prévention de la fraude : Nous traitons les données relatives aux abonnements afin de détecter, prévenir et lutter contre la fraude. Lorsque cela est nécessaire, nous pouvons également communiquer des données aux autorités administratives compétentes, aux autorités judiciaires ou à d'autres autorités publiques.
Vidéosurveillance et sécurité : Nous utilisons des systèmes de vidéosurveillance (CCTV) dans certaines zones de nos installations afin d'assurer la sécurité de nos membres, employés et visiteurs, de prévenir les vols, les dommages et les accès non autorisés, ainsi que de protéger nos biens. Les enregistrements vidéo sont traités uniquement à des fins de sécurité et sont conservés pendant une durée limitée. Une information spécifique relative à la vidéosurveillance est disponible dans nos clubs.
Contrôle d'accès et gestion des installations : Nous traitons les données relatives à votre abonnement et à vos accès afin de gérer l'entrée dans nos clubs, de vérifier la validité de votre abonnement, d'assurer la sécurité de nos installations et de contrôler l'utilisation appropriée de nos services.
Services personnalisés et expérience des membres : Nous pouvons traiter des informations relatives à votre utilisation de nos installations, à votre historique de fréquentation et à vos préférences en matière d'entraînement afin d'améliorer votre expérience, de vous proposer des recommandations pertinentes et de mieux adapter nos services aux besoins de nos membres.

Traitement fondé sur votre consentement (article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD et, pour les données relatives à la santé, article 9, paragraphe 2, point a) du RGPD)

Profil fitness : Lorsque vous choisissez d'utiliser nos fonctionnalités de profilage fitness, nous traitons des données supplémentaires telles que votre taille, votre poids, votre IMC, vos objectifs sportifs et vos centres d'intérêt. Dans la mesure où certaines de ces données concernent votre santé, nous ne les traitons qu'avec votre consentement explicite et uniquement afin de créer votre profil fitness, de vous fournir du contenu personnalisé et de vous accompagner dans votre parcours sportif. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans que cela affecte la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
Informations relatives à la santé et à la condition physique (facultatif) : Si vous fournissez volontairement des informations concernant votre condition physique, vos objectifs de santé, vos préférences d'entraînement ou certaines limitations, nous traitons ces données uniquement avec votre consentement explicite, afin de vous offrir une expérience d'entraînement plus personnalisée et des recommandations adaptées. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.
Événements, compétitions et photographies : Avec votre consentement, nous pouvons utiliser des photographies ou des vidéos prises lors d'événements, de challenges ou d'activités organisés par le club à des fins de communication et de promotion sur notre Site Internet, nos réseaux sociaux ou nos supports marketing.

4. DESTINATAIRES DES DONNÉES ET SOUS-TRAITANTS

Nous ne partageons vos données à caractère personnel que lorsque cela est nécessaire et toujours conformément aux finalités décrites dans la présente Politique de confidentialité.

4.1. Notre personnel

Nos employés peuvent accéder à vos données à caractère personnel uniquement dans la mesure nécessaire à l'exécution de leurs fonctions et tâches. Dans tous les cas, vos données à caractère personnel ne sont traitées que pour les finalités décrites dans la présente Politique de confidentialité.

4.2. Nos sous-traitants

Nous faisons appel à des tiers pour soutenir nos activités, notamment des prestataires qui traitent les paiements en ligne, une société qui envoie nos communications de marketing direct en notre nom et des sociétés qui réalisent des études de marché pour nous. Ces prestataires agissent en qualité de sous-traitants : ils traitent vos données uniquement sur nos instructions et uniquement pour les finalités que nous déterminons, conformément à un accord de traitement des données répondant aux exigences de l'article 28 du RGPD.

Ils ne peuvent pas utiliser vos données à leurs propres fins.

4.3. Fournisseur de l'application

Lorsque vous utilisez l'application Technogym, notre prestataire de services traite également vos données à caractère personnel.

4.4. Autres destinataires agissant en qualité de responsables du traitement indépendants

Certains destinataires déterminent eux-mêmes la manière et les finalités pour lesquelles ils utilisent vos données et agissent donc en qualité de responsables du traitement indépendants, et non en tant que sous-traitants. Il peut notamment s'agir de cabinets d'avocats, d'agences de recouvrement, d'assureurs et de banques. Lorsqu'ils traitent vos données en qualité de responsables du traitement indépendants, leurs propres politiques de confidentialité s'appliquent.

4.5. Autorités compétentes

Nous pouvons être tenus de communiquer vos données à caractère personnel aux autorités compétentes. Nous ne le faisons qu'en réponse à une demande légitime et nous examinons chaque demande avant de communiquer des données.

5. TRANSFERT DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL EN DEHORS DE L'EEE (ESPACE ÉCONOMIQUE EUROPÉEN)

Sauf indication contraire, nous ne transférons pas vos données à caractère personnel en dehors de l'Espace économique européen.

Si un tel transfert devait avoir lieu, nous ne transférerions vos données que vers un pays assurant un niveau de protection des données équivalent à celui garanti au sein de l'Union européenne. Pour plus d'informations, veuillez consulter le lien suivant : https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection_en

6. DURÉES DE CONSERVATION DES DONNÉES

Vos données à caractère personnel sont conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Nous conservons vos données pendant une durée maximale de 10 ans après la fin de notre relation contractuelle. Cette durée de conservation peut être prolongée afin de respecter des obligations légales.

Si vous laissez un commentaire, le commentaire et ses métadonnées sont conservés indéfiniment. Cela nous permet de reconnaître et d'approuver automatiquement les commentaires de suivi, plutôt que de les maintenir en attente de modération.

Pour les utilisateurs qui s'inscrivent sur notre Site Internet, le cas échéant, nous conservons également les données à caractère personnel fournies dans leur profil utilisateur.

Tous les utilisateurs peuvent consulter, modifier ou supprimer leurs informations personnelles à tout moment, à l'exception de leur nom d'utilisateur. Les administrateurs du Site Internet peuvent également consulter et modifier ces informations.

À des fins probatoires, les données peuvent également être archivées pendant une période de cinq ans suivant la fin de la relation contractuelle avant leur suppression définitive.

7. VOS DROITS SUR VOS DONNÉES

En vertu de la législation relative à la protection des données et sous réserve de nos propres droits et obligations, vous disposez des droits suivants :

Droit d'accès (article 15 du RGPD) : vous avez le droit de demander l'accès à vos données à caractère personnel que nous détenons, gratuitement, et d'en obtenir une copie dans un format accessible.
Droit de rectification (article 16 du RGPD) : vous avez le droit de demander la rectification des données à caractère personnel que vous estimez inexactes. Vous avez également le droit de demander que vos données soient complétées.
Droit à l'effacement (article 17 du RGPD) : vous avez le droit de demander la suppression de vos données à caractère personnel dans certaines circonstances.
Droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD) : vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel dans certaines circonstances.
Droit à la portabilité des données (article 20 du RGPD) : vous avez le droit de demander que vos données vous soient transmises dans un format facilement transférable ou, lorsque cela est techniquement possible, qu'elles soient directement transmises à un autre prestataire de services.
Droit d'opposition (article 21 du RGPD) : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel dans certaines circonstances.

Pour exercer ces droits, il vous suffit de nous adresser une demande par courrier et/ou par e-mail en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous.

Nous pouvons vous demander de fournir une preuve de votre identité. Nous ne demanderons à cette fin que les informations raisonnablement nécessaires.

Nous répondrons à votre demande dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, dans un délai d'un (1) mois à compter de sa réception.

Dans les cas complexes ou en cas de demandes nombreuses, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires. Nous vous en informerons dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande.

8. RÉCLAMATION AUPRÈS DE L'AUTORITÉ DE CONTRÔLE

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de protection des données compétente, dont les coordonnées sont les suivantes :

Commission Nationale pour la Protection des données (CNPD)
Adresse : 15, Boulevard du Jazz, avenue du Rock'n'Roll, L-4370 Belvaux
Téléphone : (+352) 26 10 60-1
Site Internet : https://cnpd.public.lu/fr.html

9. COORDONNÉES

Si vous souhaitez exercer votre droit d'accès, de rectification ou de suppression de vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter par e-mail à l'adresse suivante : info@factory4.lu

10. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

10.1. COMMENT NOUS PROTÉGEONS VOS DONNÉES

Afin de garantir que les données à caractère personnel que nous collectons ne soient pas perdues, utilisées à mauvais escient, consultées, modifiées ou divulguées par des tiers non autorisés, nous avons mis en place des mesures et politiques strictes et reconnues en matière de sécurité des données.

10.2. OPÉRATIONS DE MARKETING AUTOMATISÉ OU DE PROFILAGE

Aucune opération de marketing automatisé ou de profilage n'est effectuée.

10.3. MINEURS

Nos services, notre Site Internet et notre application sont destinés aux personnes âgées de 15 ans ou plus.

Nous ne collectons pas sciemment de données à caractère personnel concernant des personnes âgées de moins de 15 ans.

Si vous pensez qu'un mineur a fourni des données à caractère personnel sans l'autorisation requise, veuillez nous contacter et nous supprimerons ces données.

11. MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous développons et améliorons constamment nos services afin de continuer à vous offrir le meilleur service possible.

Pour cette raison, nous adapterons régulièrement la présente Politique de confidentialité afin qu'elle reflète toujours correctement la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel. Bien que nous mettions tout en œuvre pour vous informer de toute modification, nous vous recommandons néanmoins de consulter régulièrement notre Politique de confidentialité.